Digitalisierungsstrategie mit dem ERP umsetzen

Wir werfen einen Blick auf wichtige ERP-Module, die Ihnen dabei helfen, die Digitalisierung in den eigenen Betrieb zu tragen. 

Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange und auch die „digitale Transformation“ hat sich längst als Schlagwort etabliert. Zeit der Arbeit von zu Hause aus hat viele Unternehmen gelehrt, dass die Zusammenarbeit aus der Ferne sehr gut funktioniert, insbesondere mit der notwendigen softwareseitigen Unterstützung. Ein weiterer Vorteil der „forcierten“ Digitalisierung ist, dass man neben der Kommunikation auch von der Automatisierung profitieren konnte, die neue Softwarelösungen in die Unternehmen getragen haben.  Eine zentrale Rolle ist dabei der ERP-Software zuzusprechen. Die Abkürzung ERP steht für das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. 

Digitalisierungsstrategie erarbeiten 

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit einigen, wichtigen Funktionen und Modulen einer ERP-Software auseinandersetzen und dabei aufzeigen, wie sie dabei helfen, die Digitalisierung ins eigene Unternehmen zu tragen. Wichtig ist, dass Software kein Selbstzweck ist. Hinter einer jeden Software-Neueinführung sollte daher eine solide Digitalisierungsstrategie stehen, welche mit der Implementierung des neuen Systems umgesetzt bzw. unterstützt werden soll. 

CRM – Customer Relationship Management 

Eine der am häufigsten verwendeten und standardmäßigsten Funktionalitäten innerhalb eines neuen CRM-Systems ist das Kontaktmanagement. Am Anfang werden die Kontaktdaten von Unternehmen oder Kunden in einer Excel-Liste gehalten, aber wenn ein Unternehmen das erste Wachstum erlebt, reicht dies einfach nicht mehr aus. Dann kann ein CRM eine adäquate Lösung darstellen. Hier können alle personenbezogenen Daten an verschiedenen Stellen im Unternehmen erhoben und verwendet werden. Kommt ein CRM als Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Software zum Einsatz, lassen sich die Daten nahtlos von einem System ins andere übertragen. 

DMS – Dokumentenmanagement 

Ein häufiger Grund, mit der Digitalisierung zu beginnen, besteht darin, alte, verstaubte Ordner in unübersichtlichen Archiven loswerden zu wollen. Diese nehmen nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern können das Finden eines Dokuments manchmal unnötig verkomplizieren und verlangsamen. Ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert all Ihre Dokumente, indem es sie mit einer Technik scannt, die als optische Zeichenerkennung (kurz OCR) bezeichnet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle analogen Dokumente digital gespeichert werden und bearbeitet werden können. Anstelle einer PDF-Datei, wie es normalerweise bei einem Scan der Fall ist, erhalten Sie jetzt beispielsweise ein Word-Dokument zum Bearbeiten, da der Inhalt eines Dokumentes durch den Einsatz von OCR-fähigen Scannern erfasst werden kann. So wird sichergestellt, dass die Texte vom DMS gelesen werden können und so das Finden eines Dokuments zum Kinderspiel wird. 

(Arbeits-)Zeiterfassung 

Um den Überblick zu behalten, wie viele Stunden jeder Kollege gearbeitet hat, kann dies über eine Zeiterfassungssoftware dokumentiert werden. Diese wird häufig von Unternehmen verwendet, die auf Projektbasis arbeiten und den Überblick behalten müssen, wie viele Stunden pro Projekt gearbeitet wurden, um die Abrechnung entsprechend zu erstellen. Auch für den Außendienst oder Mitarbeiter vor Ort ist die Arbeitszeiterfassung von Relevanz. Man kann Desktop oder App verwenden, um zu verfolgen, wo und wie lange Mitarbeiter gearbeitet haben. Zusätzliche Informationen wie gebrauchte Materialien können hinzugefügt werden, so dass alle Informationen sofort dem richtigen Projekt zugeordnet werden. Durch eine Verknüpfung mit der Verwaltung kann all dies sofort bearbeitet und beispielsweise eine Rechnung noch am selben Tag verschickt werden. 

Ein Blick auf SAP Deutschland 

Einer der bekanntesten ERP-Anbieter ist SAP. Hierzulande ist SAP mit SAP Deutschland vertreten. Das Unternehmen bietet seinen Kunden zahlreiche Unternehmenssoftware-Lösungen für unterschiedliche Anforderungsprofile. Betriebe auf der Suche nach einem geeigneten System sollten sich jedoch in jedem Fall zunächst intensiv mit den eigenen Prozessen und Anforderungen auseinandersetzen, bevor sie sich auf die Anbietersuche begeben.